Outlook - Ορολογία

Το Outlook 2010 σχεδιάστηκε για να παρέχει ένα σύνολο από χαρακτηριστικά που ξεπερνούν το απλό λογισμικό ανταλλαγής μηνυμάτων.

Κάποια ορολογία

Όπως κάθε πρόγραμμα, το Outlook έχει τις ιδιαιτερότητές του και είναι σημαντικό να τις κατανοήσουμε, για βέλτιστη χρήση.

Κάτω από το Outlook, η βασική μονάδα αποθήκευσης πληροφοριών είναι το στοιχείο. Μπορεί να θεωρηθεί ότι είναι το ισοδύναμο ενός αρχείου σε άλλα προγράμματα. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ραντεβού, επαφές, εργασίες, καταχωρήσεις περιοδικών, σημειώσεις, πληροφορίες και έγγραφα που δημοσιεύονται αποτελούν στοιχεία.

• Ένας λογαριασμός ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περιέχει τα απαραίτητα στοιχεία για τη σύνδεση σε ένα διακομιστή αλληλογραφίας που χειρίζεται τα μηνύματα που στέλνετε και λαμβάνετε. Οι λογαριασμοί αλληλογραφίας αποθηκεύονται σε ένα προφίλ. Ένα προφίλ αποτελείται από λογαριασμούς, αρχεία δεδομένων και παραμέτρους που περιέχουν πληροφορίες σχετικά με την αποθήκευση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ένα προεπιλεγμένο προφίλ δημιουργείται αυτόματα όταν εκτελείτε το Outlook για πρώτη φορά.
• Ένα συνημμένο είναι ένα αρχείο ή ένα στοιχείο που μπορεί να συμπεριληφθεί σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Τα μηνύματα με συνημμένα αναγνωρίζονται από ένα εικονίδιο κλιπ χαρτιού στη λίστα μηνυμάτων. Ανάλογα με τη μορφή του ληφθέντος μηνύματος, τα συνημμένα εμφανίζονται σε διαφορετική θέση στο μήνυμα.
• Ένας κανόνας μηνύματος είναι μια ενέργεια που θα εκτελεστεί αυτόματα στα εισερχόμενα ή εξερχόμενα μηνύματα, ανάλογα με τις καθορισμένες συνθήκες. Μπορείτε να δημιουργήσετε έναν κανόνα από ένα πρότυπο ή χρησιμοποιώντας τις δικές σας συνθήκες.
• Το Βιβλίο διευθύνσεων μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την αποθήκευση ονομάτων, διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αριθμών φαξ και λιστών αλληλογραφίας. Το βιβλίο διευθύνσεων ενδέχεται να περιέχει μια λίστα καθολικής διευθύνσεων, ένα βιβλίο διευθύνσεων του Outlook και ένα προσωπικό βιβλίο διευθύνσεων. Εδώ αποθηκεύετε τις Επαφές σας.
• Μια εργασία είναι κάτι που πρέπει να ολοκληρώσετε. Παράδειγμα: ραντεβού στον οδοντίατρο, την κράτηση εισιτηρίων για το θέατρο, τα γενέθλια ενός φίλου ή συγγενής.
• Το ημερολόγιο, που μερικές φορές αποκαλείται Ατζέντα, είναι το ισοδύναμο ενός ημερολογίου χαρτιού για τη διαχείριση του χρονοδιαγράμματος.
• Όταν χρησιμοποιείτε το Microsoft Outlook, μηνύματα email, ημερολόγια, εργασίες και άλλα στοιχεία αποθηκεύονται σε ένα διακομιστή αλληλογραφίας ή στον υπολογιστή σας (μερικές φορές και στα δύο). Τα στοιχεία του Outlook που είναι αποθηκευμένα στον υπολογιστή σας αποθηκεύονται σε ένα αρχείο δεδομένων του Outlook (.Pst και .Ost).
• Ένα αρχείο δεδομένων Outlook (.Pst) χρησιμοποιείται για POP3, IMAP (Internet Message Access Protocol) και για πρωτόκολλα που βασίζονται στο web. Όταν αρχειοθετείτε ή δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας των φακέλων και στοιχείων του Outlook στον υπολογιστή σας, συμπεριλαμβανομένων των λογαριασμών Exchange, πρέπει να δημιουργήσετε και να χρησιμοποιήσετε αρχεία με πρόσθετα αρχεία .pst. Το αρχείο δεδομένων του Outlook βρίσκεται εδώ:
  • Drive: \ Documents and Settings \ userr \ Τοπικές ρυθμίσεις \ Δεδομένα εφαρμογής \ Microsoft \ Outlook
• Με ένα λογαριασμό Microsoft Exchange, τα στοιχεία σας αποθηκεύονται στον διακομιστή αλληλογραφίας. Για να μπορείτε να χειρίζεστε (διαβάζετε ή να επεξεργάζεστε) τα μηνύματά σας ακόμα και όταν δεν μπορείτε να συνδεθείτε στο διακομιστή αλληλογραφίας, στον υπολογιστή σας αποθηκεύεται ένας δεύτερος τύπος αρχείου δεδομένων που ονομάζεται αρχείο δεδομένων offline (.ost). Αυτός ο τύπος αρχείου δεδομένων χρησιμοποιείται επίσης για λογαριασμούς που έχουν ρυθμιστεί με το Outlook Connector για Windows Live Hotmail.
• Το αρχείο δεδομένων Outlook χωρίς σύνδεση βρίσκεται εδώ:
  • Drive: \ Documents and Settings \ user \ Τοπικές ρυθμίσεις \ Δεδομένα εφαρμογής \ Microsoft \ Outlook